Úspěch vaší firemní akce je (pro nás) prioritou!

Zorganizovat akci umí kdekdo. Aspoň řada lidí si to myslí. Jenže akce nemá „jen“ proběhnout. V článku vám odpovíme na nejdůležitější otázky: Proč byste si měli pečlivě vybrat eventového partnera? Na jaká kritéria se soustředit? Kdy zbystřit? A kdy budete mít „vyhráno“?

1. Dva do páru

   Víte, že event potřebujete, ale to je zatím vše? Potom zvolte agenturu, která je kromě event managmentu silná i v kreativní tvorbě. Prostě takovou, která vám vymyslí vše na klíč: od nápadu přes komunikaci a časování akce až po samotnou realizaci. A na vše dohlédne za vás.
   Nebo naopak máte jasnou představu a náplň eventu? Obraťte se na agenturu, která se zabývá hlavně zajištěním eventu.

   U nás můžete výhodně zkombinovat obojí. Jsme kreativní agentura, ale zároveň více jak 25 let eventy zajišťujeme. Co neumíme my, na to máme ostřílené parťáky. 

2. No brief, no work

   Agentuře / event manažerovi je vše jasné, nic není problém? Zbystřete. Protože kdo se neptá, nic se nedozví. A mělo by to platit pro obě strany. Pokud ale otázky od zhotovitele nepřichází, může to znamenat několik věcí: a) nemá zkušenosti, b) tváří se, že vše zvládne, ale podceněná příprava vás dožene v průběhu realizace, c) případně chybí „napojení“ na vaše potřeby. 

   U nás se ptáme opravdu hodně. Snažíme se předjímat a vidět za 2 rohy. A pokud nemáte s tvorbou briefu zkušenosti, sestavíme jej společně s vámi!

3. Kreativita, Kreativita, Kreativita

   Každá akce chce vyčnívat a stát se zapamatovatelnou. Ne vždy to jde. A ne vždy to musí být jediné kritérium pro úspěšnou akci. Někdy stačí, aby vše klaplo, bylo tzv. „na čas“ a hosté se dobře najedli.

   Pokud ale máte větší ambice, věnujte pozornost tomu, co má agentura / organizátor za sebou. Např. referencím. 

   Líbí se vám, jak jsou akce vystavěny ideově? Souzníte s vizuální stránkou? Cítíte z fotek, že byla dobrá atmosféra nebo že vše vypadá profesionálně? Pokud se tenhle pocit dostaví u více výstupů, pak jste na dobré cestě.

   U nás kreativ(it)u aplikujeme nejen do nápadu a grafického zpracování, ale dáváme si záležet i na výběru lokality, cateringu, originálnímu setupu akce. A kolikrát jsme kreativní při změnách zadání nebo v průběhu eventu samotného.

4. Řidič, ten tvrdý chleba má

   Jsou dva typy akcí. Ty, které se nekontrolovatelně řítí, a ty, které někdo profesionálně řídí. Kterou si vyberete Vy? 

   Event je projekt jako každý jiný. S velkým počtem účastníků na straně klienta, zhotovitele, dodavatelů a hlavně proměnných. Tohle po telefonu neukočírujete. Pokud má zhotovitel nastavené procesy, používá projektové nástroje a má hlavně schopný a profesionální tým, jste na správné adrese. V opačném případě své prostředky do eventu neinvestujte. 

   Jak ale poznat, zda jste zvolili správně? Pár indicií:

   • Na projektu s vámi spolupracuje více jak 1 osoba (čest schopným výjimkám).
   • Od počátku jsou dodržovány nastavené termíny. A pokud to nejde, znáte důvod, proč zdržení vzniklo, a hlavně nový termín. 
   • Vaše komunikace je transparentní. Nic se neskrývá a „neokecává“.
   • Problémy se řeší hned. Ať už vzniknou na straně klienta, nebo zhotovitele. 
   • Opět dejte na svůj instinkt. Je na přípravu dost času, řeší se vše strukturovaně a přehledně? Postupuje projekt dle dohodnutého harmonogramu? Je komunikace stále proklientská? 

   My na event v začátku vždy nasazujeme několik lidi na pozice projektový vedoucí, event manažer, idea maker / art director a copywriter. Projekty řídíme v Basecamp nebo MS Teams. A razíme heslo „Přesnost je výsada králů“.

5. Klientský servis, který vás nasměruje a podpoří

   Cíl by měl být pro obě strany stejný – zapamatovatelný event, který splní nebo předčí vaše očekávání. Zhotovitel by tu měl být pro vás. To je prostě fakt.

   A měl by využít své know-how a kontakty k tomu, aby spolupráce fungovala a mohla se ideálně opakovat. Je to hlavně o lidech. A při event marketingu to platí o to víc.

   V Arkadia jsme hrdí na náš výjimečný zákaznický servis. Jsme tu pro vás, abychom vás nasměrovali. S naší vášní pro kreativitu, profesionálním přístupem a bohatými zkušenostmi vám pomůžeme vytvořit nezapomenutelné chvíle. Ať už jde o jakýkoliv typ akce. 

   Začněte plánovat svou událost snadno a bezstarostně. Kontaktujte nás.